A c\u00f4t\u00e9 de la gestion des donn\u00e9es, j’avais la volont\u00e9 de g\u00e9rer \u00e9galement les t\u00e2ches \u00ab\u00a0annexes\u00a0\u00bb : le reporting, l’\u00e9dition des devis, le suivi des t\u00e2ches.<\/p>\n
J’ai donc opt\u00e9 pour l’architecture suivante : Ooo Base pour la partie \u00ab\u00a0gestion des donn\u00e9es\u00a0\u00bb, Ooo Writer pour la partie \u00ab\u00a0\u00e9dition des devis\u00a0\u00bb et bien sur Ooo Calc pour la partie \u00ab\u00a0reporting\u00a0\u00bb.<\/p>\n
Au final, j’ai pu sortir un prototype qui rel\u00e8ve plus de la POC que de l’outil de production mais qui est d\u00e9j\u00e0 exploitable pour une utilisation basique. En plus, cet outils utilise pas mal de possibilit\u00e9s et macros pour la suite Open Office donc je trouve int\u00e9ressant de le mettre en ligne pour information.<\/p>\n
Installation<\/h1>\n
On commence par la partie installation. Il faut bien s\u00fbr installer Open Office base, Calc, Writer ainsi que les extensions pr\u00e9sentes dans l’archive \u00e0 t\u00e9l\u00e9charger en fin d’article.<\/p>\n
Ensuite :<\/p>\n
- \n
- Dezipper le dossier contenant les fichiers OooCRM.odb<\/b>, Devis.odt<\/b>, Rapport.ods <\/b>dans le dossier de travail. Le zip contient \u00e9galement l’extension d’Alain de la Chaume qui permet de faire facilement des sauvegardes incr\u00e9mentales de fichiers important et l’extension Oracle report builder. Il suffit de double cliquer sur un fichier .oxt pour l’installer ;<\/li>\n
- Enregistrer la base de donn\u00e9es OooCRM pour pouvoir l’utiliser dans les diff\u00e9rents fichiers\u00a0:\n
- \n
- Ouvrir Devis.odt et cliquer sur sources de donn\u00e9es ou F4<\/li>\n<\/ul>\n
![\"f4bdd\"](\"https:\/\/www.rienadire.fr\/wordpress\/wp-content\/uploads\/2014\/03\/f4bdd.png\")
<\/a><\/p>\n- \n
- Puis, clic droit dans la fen\u00eatre qui viens de s’ouvrir et s\u00e9lectionner \u00ab\u00a0Bases de donn\u00e9es enregistr\u00e9es\u00a0\u00bb><\/li>\n
- Ensuite, \u00ab\u00a0Nouveau…\u00a0\u00bb et parcourir pour trouver le fichier OooCRM.odb<\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n<\/ul>\n
![\"enregistrementbdd\"](\"https:\/\/www.rienadire.fr\/wordpress\/wp-content\/uploads\/2014\/03\/enregistrementbdd.png\")
<\/a><\/p>\nL’installation est termin\u00e9e dans le cas d’utilisation d’une base native.<\/p>\n
Utilisation<\/h1>\n
En l’\u00e9tat la base est con\u00e7ue pour une utilisation mono-poste, le partage des informations se fait par la transmission par mail du fichier de reporting \u00ab\u00a0Rapport.ods\u00a0\u00bb qui est mis \u00e0 jour depuis la base avec les donn\u00e9es de prospective, la liste des clients et les montants des devis en cours. Le but est d’avoir un tableau de bord sur lequel on acc\u00e8de \u00e0 toute la fiche client sur laquelle on peut saisir en une seule fois toutes les informations des leads, t\u00e2ches associ\u00e9es et devis sans avoir \u00e0 naviguer entre les pages. Des strat\u00e9gies d’utilisation et de sauvegarde en ligne sont d\u00e9crites dans le manuel d’utilisation.<\/p>\n
Administration<\/h2>\n
Un formulaire d’administration est disponible (FormAdmin). Il n’y a pas de lien direct depuis le formulaire d’accueil, il faut l’ouvrir \u00e0 la main. Il permet d’\u00e9diter les listes suivantes\u00a0:<\/p>\n
- \n
- \u00c9chelon d\u2019avancement en %<\/span><\/li>\n
- Statut des t\u00e2ches<\/span><\/span><\/li>\n
- Type de lead<\/span><\/li>\n
- Origine<\/span><\/li>\n
- D\u00e9lais estim\u00e9s <\/span>pour les leads<\/span><\/span><\/li>\n
- \u00c9tat des leads<\/span><\/li>\n
- Priorit\u00e9 des t\u00e2ches<\/span><\/li>\n<\/ul>\n
La modification de la liste du d\u00e9lai estim\u00e9 pour les leads peut avoir un impact (\u00e9valuation mensuelle du CA dans la requ\u00eate Rq_EvCA avec l’item \u00ab\u00a0Re\u00e7us\u00a0\u00bb \u00e0 modifier le cas \u00e9ch\u00e9ant).<\/p>\n
La modification de la liste du statut des t\u00e2ches peut avoir un impact sur le tri des t\u00e2ches et le rapport ex\u00e9cut\u00e9 avec la requ\u00eate Rq_task<\/b> (fonction de recherche et requ\u00eate \u00e0 modifier le cas \u00e9ch\u00e9ant).<\/p>\n
En jaune<\/span> les listes qui peuvent \u00eatre \u00e9dit\u00e9es sans risque<\/span>,rouge<\/span><\/span> \u00e9viter de toucher, pour les d\u00e9lais, modifiable mais il faut laisser \u00ab\u00a0Re\u00e7us\u00a0\u00bb (ou changer la requ\u00eate en fonction).<\/p>\n
Pour plus de s\u00e9curit\u00e9 on peut envisager de modifier la macro d’ouverture de la mani\u00e8re suivante\u00a0:<\/p>\n
Sub Demarrage(evt As Object)
\n‘***********************************************************************
\n‘Lanc\u00e9e par l’\u00e9v\u00e8nement \u00ab\u00a0Ouvrir le document\u00a0\u00bb dans la section Outils>Personnaliser
\n‘Permet d’afficher le formulaire \u00ab\u00a0Accueil\u00a0\u00bb automatiquement \u00e0 l’ouverture de la base
\n‘=======================================================================
\n<\/span><\/span>ThisDatabaseDocument.CurrentController.ApplicationMainWindow.setVisible(false)<\/span><\/span> Dim oConnexion AS Object<\/span><\/span>
\n Dim props(0) As New com.sun.star.beans.PropertyValue
\nThisDatabaseDocument.CurrentController.connect(\u00ab\u00a0\u00a0\u00bb,\u00a0\u00bb\u00a0\u00bb)
\n<\/span><\/span> oConnexion = ThisDatabasedocument.CurrentController.ActiveConnection
\nThisComponent.FormDocuments.loadComponentFromURL(\u00ab\u00a0FormCRM\u00a0\u00bb,\u00a0\u00bb\u00a0\u00bb, 0, props())
\nEnd Sub<\/span><\/span><\/p>\nDe cette mani\u00e8re il n’est plus possible d’\u00e9diter les formulaires et tables.<\/p>\n
On peut aussi utiliser\u00a0: http:\/\/user.services.openoffice.org\/fr\/forum\/viewtopic.php?p=106378#p106378<\/a> pour restreindre l\u2019acc\u00e8s au tables. Ou utiliser la version MySQL avec les droits utilisateurs correspondants.<\/p>\n
Dossier client<\/h2>\n
![\"suivi\"](\"https:\/\/www.rienadire.fr\/wordpress\/wp-content\/uploads\/2014\/03\/suivi.png\")
<\/a><\/p>\nLe formulaire par d\u00e9faut permet de saisir un nouveau client (fl\u00e8che verte avec* dans la barre en haut \u00e0 gauche) et de naviguer entre les clients enregistr\u00e9s.<\/p>\n
Le champ de recherche est sensible \u00e0 la casse et aux accents et recherche sur le nom du client. Il filtre automatiquement la liste des fiches visibles en fonction de ce qui est tap\u00e9 (plus de lettres = moins de fiches disponibles).<\/p>\n
Par d\u00e9faut un nouveau prospect n’est pas client.<\/em><\/p>\n
Seul les clients non archiv\u00e9s sont visibles ici.<\/span><\/p>\n
On peut enregistrer les contacts pour la soci\u00e9t\u00e9. <\/span><\/p>\n
Les boutons \u00ab\u00a0Mail\u00a0\u00bb ouvre automatiquement un mail avec l’adresse de la soci\u00e9t\u00e9 ou du contact s\u00e9lectionn\u00e9.<\/span><\/p>\n
On peut ajouter des leads en indiquant le type (produit ou prestation associ\u00e9e), l’origine du contact, l’\u00e9tat du lead et son niveau d\u2019avancement. Il est \u00e9galement possible de renseigner les dates de d\u00e9but et de fin estim\u00e9es ainsi que la date de fin r\u00e9elle lorsque le lead est conclu.<\/span><\/p>\n
Pour chaque lead, on peut ajouter une liste de t\u00e2ches associ\u00e9es \u00e0 r\u00e9aliser ainsi que des devis. Le num\u00e9ro de devis correspond au n\u00b0 de devis pour un dossier donn\u00e9. On peut renseigner le montant du devis, le montant de la remise associ\u00e9e et l’\u00e9tat du devis.<\/span><\/p>\n
Pour associer un fichier \u00e0 un devis, cliquer sur \u00ab\u00a0nouveau devis\u00a0\u00bb et le compl\u00e9ter et l’enregistrer dans le dossier voulu (cf. chapitre \u00ab\u00a0Devis\u00a0\u00bb) puis cliquer sur \u00ab\u00a0…\u00a0\u00bb \u00e0 c\u00f4t\u00e9 du champ de texte \u00e0 droite, parcourir pour trouver le fichier et cliquer sur ajouter.<\/span><\/p>\n
Attention\u00a0: <\/span><\/span>Seul le lien vers le fichier est enregistr\u00e9 dans la base. Il faut donc <\/span>pour sauvegarder conserver l’arborescence du dossier <\/span><\/span>(le plus simple est d’avoir un dossier CRM par exemple qui contient la base, le devis et le rapport et d’y placer les dossiers client contenant les devis pour pouvoir tout sauvegarder d’un coup). \u00ab\u00a0<\/span>Ouvrir\u00a0\u00bb permet d’ouvrir le fichier si un document a \u00e9t\u00e9 associ\u00e9.<\/p>\n
\u00c9quipement<\/h2>\n
![\"equipement\"](\"https:\/\/www.rienadire.fr\/wordpress\/wp-content\/uploads\/2014\/03\/equipement.png\")
<\/a><\/p>\nLe bouton \u00e9quipement permet lorsqu’une vente est conclue de renseigner ce dont le client est \u00e9quip\u00e9 (logiciel, mat\u00e9riel, etc.). La liste des \u00e9l\u00e9ments disponibles est mise \u00e0 jour automatiquement par l’administration du catalogue produit.<\/p>\n
Devis<\/h2>\n
![\"devis\"](\"https:\/\/www.rienadire.fr\/wordpress\/wp-content\/uploads\/2014\/03\/devis.png\")
<\/a><\/p>\nLe bouton \u00ab\u00a0Devis\u00a0\u00bb permet d’acc\u00e9der \u00e0 l’ensemble des devis d’un client tous leads confondus. Si un fichier a \u00e9t\u00e9 associ\u00e9, il est \u00e9galement consultable.<\/p>\n
Gestion des t\u00e2ches<\/h2>\n
![\"taches2\"](\"https:\/\/www.rienadire.fr\/wordpress\/wp-content\/uploads\/2014\/03\/taches2.png\")
<\/a><\/p>\nCe formulaire permet de visualiser l’ensemble des t\u00e2ches et de r\u00e9aliser un tri en fonction du statut. Le bouton \u00ab\u00a0Liste\u00a0\u00bb \u00e9dite un fichier qui peut \u00eatre sauvegard\u00e9 ou envoy\u00e9 avec la liste des t\u00e2ches en cours tri\u00e9es par soci\u00e9t\u00e9 et date.<\/p>\n
![\"taches\"](\"https:\/\/www.rienadire.fr\/wordpress\/wp-content\/uploads\/2014\/03\/taches.png\")
<\/a>Il peut \u00eatre envisageable de r\u00e9aliser un export de la requ\u00eate en .csv pour l’importer dans Outlook ou Thunderbird par exemple (pour les rappels). <\/i><\/p>\nProspects<\/h2>\n
![\"prospect\"](\"https:\/\/www.rienadire.fr\/wordpress\/wp-content\/uploads\/2014\/03\/prospect.png\")
<\/a><\/p>\nOn peut ici consulter la liste des prospects, filtrer les clients des non-clients et acc\u00e9der aux dossiers archiv\u00e9s pour les d\u00e9sarchiver. On peut \u00e9galement effectuer une recherche par nom et d\u00e9partement.<\/p>\n
Produit<\/h2>\n
![\"produits\"](\"https:\/\/www.rienadire.fr\/wordpress\/wp-content\/uploads\/2014\/03\/produits.png\")
<\/a><\/p>\nLe formulaire produit permet d’explorer le catalogue de produit (champ recherche) et d’ajouter de nouveaux produits.<\/p>\n
La fiche produit pourrait \u00eatre plus \u00e9toff\u00e9e (champ commentaire par exemple pour infos sup) et il serait possible d’impl\u00e9menter une interface pour administrer les types de produits (actuellement \u00ab\u00a0Logiciel\u00a0\u00bb, \u00ab\u00a0Mat\u00e9riel\u00a0\u00bb, \u00ab\u00a0Formation\u00a0\u00bb).<\/i><\/p>\n
Fichiers externes<\/h1>\n
Les fichiers rapport et devis permettent le reporting et l’\u00e9dition des devis en lien avec la base de prospects.<\/p>\n
Devis<\/h2>\n
Le devis qui s’ouvre depuis la base correspond au fichier Devis.odt<\/b>. Il faut conserver ce nom et cette arborescence pour conserver le lien mais le contenu du fichier peut \u00eatre modifi\u00e9.<\/p>\n
Le fichier impl\u00e9mente les propri\u00e9t\u00e9s de publipostage. F4 permet d’ouvrir la base afin de compl\u00e9ter les champs d’en-t\u00eate et d’annexe automatiquement.<\/p>\n
![\"fusion\"](\"https:\/\/www.rienadire.fr\/wordpress\/wp-content\/uploads\/2014\/03\/fusion.png\")
<\/a><\/p>\nL’utilisation des filtres (entonnoir dans le barre d’outil) permet de trouver la bonne association \u00ab\u00a0soci\u00e9t\u00e9\/contact\u00a0\u00bb pour compl\u00e9ter le document. Le bouton entour\u00e9 permet d’inscrire les donn\u00e9es dans les champs et il suffit ensuite d’enregistrer dans un dossier au format odt et d’\u00e9diter le pdf. Dans open office, il est possible d’int\u00e9grer dans la barre d’outil un bouton \u00ab\u00a0envoyer en pdf par mail \u00bb.<\/p>\n
![\"devis2\"](\"https:\/\/www.rienadire.fr\/wordpress\/wp-content\/uploads\/2014\/03\/devis2.png\")
<\/a>Les tableaux du document sont actifs et li\u00e9s entres-eux. Il suffit de compl\u00e9ter les quantit\u00e9s et remises pour que les valeurs se calculent. Les chiffres se reportent d’un tableau \u00e0 l’autre ainsi que dans le total et le calcul de l\u2019acompte.<\/p>\nLes formules sont accessibles en cliquant dans la case puis en utilisant le raccourcis F2<\/strong>.<\/p>\n
Le document peut \u00eatre \u00e9dit\u00e9 totalement, il suffit ensuite d’int\u00e9grer les champs voulus depuis la base.<\/p>\n
Il est envisageable de concevoir le devis enti\u00e8rement dans la base avec un formulaire suppl\u00e9mentaire avec quantit\u00e9 et remise pour une MAJ auto mais \u00e7a ne ferait pas forcement gagner du temps. Et ce serait moins souple pour la constitution du devis.<\/i><\/p>\n
Statistiques et reporting<\/h2>\n
Le fichier de statistiques doit \u00eatre actualis\u00e9 manuellement \u00e0 l’aide du bouton. Une actualisation automatique \u00e0 l’ouverture emp\u00eacherait une transmission du fichier par mail au directeur commercial par exemple.<\/p>\n
Dans les stats (\u00e0 part pour la liste de clients) seul les dossiers non archiv\u00e9s sont comptabilis\u00e9s.<\/p>\n
![\"stat1\"](\"https:\/\/www.rienadire.fr\/wordpress\/wp-content\/uploads\/2014\/03\/stat1.png\")
<\/a><\/p>\n![\"stat23\"](\"https:\/\/www.rienadire.fr\/wordpress\/wp-content\/uploads\/2014\/03\/stat23.png\")
<\/a><\/p>\n - Statut des t\u00e2ches<\/span><\/span><\/li>\n
- \u00c9chelon d\u2019avancement en %<\/span><\/li>\n
- Enregistrer la base de donn\u00e9es OooCRM pour pouvoir l’utiliser dans les diff\u00e9rents fichiers\u00a0:\n