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Je me suis rendu compte que j’avais à peu près finalisé la chose lors de ma tentative de création d’une « CRM » avec Open Office. J’avais même fait une documentation pour l’utilisation et l’installation ce qui m’a bien aidé à me replonger dedans.

Le but à l’époque était de voir s’il serait possible de gérer un suivi commercial avec Open Office.

Je suis donc parti avec la volonté de mettre en place les fonctionnalités suivantes :

  • Gestion d’une base de clients/prospects : caractérisation de la société (client/prospect), archivage possible d’une fiche, informations de contacts ;
  • Gestion des actions de prospections (lead)  : caractérisation du contact (date, avancement, état, etc.), tâches associées avec suivi, devis associé au lead s’il existe ;
  • Gestion de l’équipement du client : liste des acquisitions faites au cours du temps pour faciliter la prospection ;
  • Gestion des devis : liste et récapitulatif ;

A côté de la gestion des données, j’avais la volonté de gérer également les tâches « annexes » : le reporting, l’édition des devis, le suivi des tâches.

J’ai donc opté pour l’architecture suivante : Ooo Base pour la partie « gestion des données », Ooo Writer pour la partie « édition des devis » et bien sur Ooo Calc pour la partie « reporting ».

Au final, j’ai pu sortir un prototype qui relève plus de la POC que de l’outil de production mais qui est déjà exploitable pour une utilisation basique. En plus, cet outils utilise pas mal de possibilités et macros pour la suite Open Office donc je trouve intéressant de le mettre en ligne pour information.

Installation

On commence par la partie installation. Il faut bien sûr installer Open Office base, Calc, Writer ainsi que les extensions présentes dans l’archive à télécharger en fin d’article.

Ensuite :

  • Dezipper le dossier contenant les fichiers OooCRM.odb, Devis.odt, Rapport.ods dans le dossier de travail. Le zip contient également l’extension d’Alain de la Chaume qui permet de faire facilement des sauvegardes incrémentales de fichiers important et l’extension Oracle report builder. Il suffit de double cliquer sur un fichier .oxt pour l’installer ;
  • Enregistrer la base de données OooCRM pour pouvoir l’utiliser dans les différents fichiers :
    • Ouvrir Devis.odt et cliquer sur sources de données ou F4

    f4bdd

    • Puis, clic droit dans la fenêtre qui viens de s’ouvrir et sélectionner « Bases de données enregistrées »>
    • Ensuite, « Nouveau… » et parcourir pour trouver le fichier OooCRM.odb

enregistrementbdd

L’installation est terminée dans le cas d’utilisation d’une base native.

Utilisation

En l’état la base est conçue pour une utilisation mono-poste, le partage des informations se fait par la transmission par mail du fichier de reporting « Rapport.ods » qui est mis à jour depuis la base avec les données de prospective, la liste des clients et les montants des devis en cours. Le but est d’avoir un tableau de bord sur lequel on accède à toute la fiche client sur laquelle on peut saisir en une seule fois toutes les informations des leads, tâches associées et devis sans avoir à naviguer entre les pages. Des stratégies d’utilisation et de sauvegarde en ligne sont décrites dans le manuel d’utilisation.

Administration

Un formulaire d’administration est disponible (FormAdmin). Il n’y a pas de lien direct depuis le formulaire d’accueil, il faut l’ouvrir à la main. Il permet d’éditer les listes suivantes :

  • Échelon d’avancement en %
  • Statut des tâches
  • Type de lead
  • Origine
  • Délais estimés pour les leads
  • État des leads
  • Priorité des tâches

La modification de la liste du délai estimé pour les leads peut avoir un impact (évaluation mensuelle du CA dans la requête Rq_EvCA avec l’item « Reçus » à modifier le cas échéant).

La modification de la liste du statut des tâches peut avoir un impact sur le tri des tâches et le rapport exécuté avec la requête Rq_task (fonction de recherche et requête à modifier le cas échéant).

En jaune les listes qui peuvent être éditées sans risque,rouge éviter de toucher, pour les délais, modifiable mais il faut laisser « Reçus » (ou changer la requête en fonction).

Pour plus de sécurité on peut envisager de modifier la macro d’ouverture de la manière suivante :

Sub Demarrage(evt As Object)
‘***********************************************************************
‘Lancée par l’évènement « Ouvrir le document » dans la section Outils>Personnaliser
‘Permet d’afficher le formulaire « Accueil » automatiquement à l’ouverture de la base
‘=======================================================================
ThisDatabaseDocument.CurrentController.ApplicationMainWindow.setVisible(false) Dim oConnexion AS Object
Dim props(0) As New com.sun.star.beans.PropertyValue
ThisDatabaseDocument.CurrentController.connect(«  », » »)
oConnexion = ThisDatabasedocument.CurrentController.ActiveConnection
ThisComponent.FormDocuments.loadComponentFromURL(« FormCRM », » », 0, props())
End Sub

De cette manière il n’est plus possible d’éditer les formulaires et tables.

On peut aussi utiliser : http://user.services.openoffice.org/fr/forum/viewtopic.php?p=106378#p106378 pour restreindre l’accès au tables. Ou utiliser la version MySQL avec les droits utilisateurs correspondants.

Dossier client

suivi

Le formulaire par défaut permet de saisir un nouveau client (flèche verte avec* dans la barre en haut à gauche) et de naviguer entre les clients enregistrés.

Le champ de recherche est sensible à la casse et aux accents et recherche sur le nom du client. Il filtre automatiquement la liste des fiches visibles en fonction de ce qui est tapé (plus de lettres = moins de fiches disponibles).

Par défaut un nouveau prospect n’est pas client.

Seul les clients non archivés sont visibles ici.

On peut enregistrer les contacts pour la société.

Les boutons « Mail » ouvre automatiquement un mail avec l’adresse de la société ou du contact sélectionné.

On peut ajouter des leads en indiquant le type (produit ou prestation associée), l’origine du contact, l’état du lead et son niveau d’avancement. Il est également possible de renseigner les dates de début et de fin estimées ainsi que la date de fin réelle lorsque le lead est conclu.

Pour chaque lead, on peut ajouter une liste de tâches associées à réaliser ainsi que des devis. Le numéro de devis correspond au n° de devis pour un dossier donné. On peut renseigner le montant du devis, le montant de la remise associée et l’état du devis.

Pour associer un fichier à un devis, cliquer sur « nouveau devis » et le compléter et l’enregistrer dans le dossier voulu (cf. chapitre « Devis ») puis cliquer sur « … » à côté du champ de texte à droite, parcourir pour trouver le fichier et cliquer sur ajouter.

Attention : Seul le lien vers le fichier est enregistré dans la base. Il faut donc pour sauvegarder conserver l’arborescence du dossier (le plus simple est d’avoir un dossier CRM par exemple qui contient la base, le devis et le rapport et d’y placer les dossiers client contenant les devis pour pouvoir tout sauvegarder d’un coup). « Ouvrir » permet d’ouvrir le fichier si un document a été associé.

Équipement

equipement

Le bouton équipement permet lorsqu’une vente est conclue de renseigner ce dont le client est équipé (logiciel, matériel, etc.). La liste des éléments disponibles est mise à jour automatiquement par l’administration du catalogue produit.

Devis

devis

Le bouton « Devis » permet d’accéder à l’ensemble des devis d’un client tous leads confondus. Si un fichier a été associé, il est également consultable.

Gestion des tâches

taches2

Ce formulaire permet de visualiser l’ensemble des tâches et de réaliser un tri en fonction du statut. Le bouton « Liste » édite un fichier qui peut être sauvegardé ou envoyé avec la liste des tâches en cours triées par société et date.

tachesIl peut être envisageable de réaliser un export de la requête en .csv pour l’importer dans Outlook ou Thunderbird par exemple (pour les rappels).

Prospects

prospect

On peut ici consulter la liste des prospects, filtrer les clients des non-clients et accéder aux dossiers archivés pour les désarchiver. On peut également effectuer une recherche par nom et département.

Produit

produits

Le formulaire produit permet d’explorer le catalogue de produit (champ recherche) et d’ajouter de nouveaux produits.

La fiche produit pourrait être plus étoffée (champ commentaire par exemple pour infos sup) et il serait possible d’implémenter une interface pour administrer les types de produits (actuellement « Logiciel », « Matériel », « Formation »).

Fichiers externes

Les fichiers rapport et devis permettent le reporting et l’édition des devis en lien avec la base de prospects.

Devis

Le devis qui s’ouvre depuis la base correspond au fichier Devis.odt. Il faut conserver ce nom et cette arborescence pour conserver le lien mais le contenu du fichier peut être modifié.

Le fichier implémente les propriétés de publipostage. F4 permet d’ouvrir la base afin de compléter les champs d’en-tête et d’annexe automatiquement.

fusion

L’utilisation des filtres (entonnoir dans le barre d’outil) permet de trouver la bonne association « société/contact » pour compléter le document. Le bouton entouré permet d’inscrire les données dans les champs et il suffit ensuite d’enregistrer dans un dossier au format odt et d’éditer le pdf. Dans open office, il est possible d’intégrer dans la barre d’outil un bouton « envoyer en pdf par mail ».

devis2Les tableaux du document sont actifs et liés entres-eux. Il suffit de compléter les quantités et remises pour que les valeurs se calculent. Les chiffres se reportent d’un tableau à l’autre ainsi que dans le total et le calcul de l’acompte.

Les formules sont accessibles en cliquant dans la case puis en utilisant le raccourcis F2.

Le document peut être édité totalement, il suffit ensuite d’intégrer les champs voulus depuis la base.

Il est envisageable de concevoir le devis entièrement dans la base avec un formulaire supplémentaire avec quantité et remise pour une MAJ auto mais ça ne ferait pas forcement gagner du temps. Et ce serait moins souple pour la constitution du devis.

Statistiques et reporting

Le fichier de statistiques doit être actualisé manuellement à l’aide du bouton. Une actualisation automatique à l’ouverture empêcherait une transmission du fichier par mail au directeur commercial par exemple.

Dans les stats (à part pour la liste de clients) seul les dossiers non archivés sont comptabilisés.

stat1

stat23

stat3

Les données du reporting sont extraites de requêtes et les graphiques générés automatiquement. On peut modifier le fichier pour traiter plus d’indicateurs ou tableaux.

Tout pilote de données ajouté dans n’importe quel onglet sera mis à jour automatiquement. Par contre pour générer les graphiques associés et qu’ils soient mis à jour en tant réel, il faut passer par des macros.

Pour récupérer tous les fichier c’est par ici : OoCRM

Le fichier contient :

  • La base OooCRM ;
  • Le fichier Rapport.ods ;
  • Le fichier Devis.odt ;
  • Le manuel d’installation/utilisation ;

Have fun !


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16 comments

  1. Ronan says:

    Mar 21, 2014

    Répondre

    Je déclare officiellement le choix de mon nouveau CRM sur OooCRM.

    Décision aussi de passer de la solution de la multinationale à quelque chose dont mes propres développement pourraient servir à tous.

    Merci Clément et cela dit en passant, pas mal pour quelqu’un qui n’a rien à dire !

    Ronan

  2. AURORE says:

    Juil 18, 2014

    Répondre

    Principe super, mise en page impeccable, mais impossible de finaliser l’ouverture plantage systématique.
    MAC OX lion, OOo 4

    Dommage j’aurais bien aimé !!!

  3. Clément Le Guyadec says:

    Juil 19, 2014

    Répondre

    Bonjour,

    Je pense que le plantage à l’ouverture proviens de la macro qui charge un formulaire. Vous pouvez essayer de remplacer le fichier OooCRM par celui-ci : OooCRM sans ouverture automatique.

    Ça ne devrait plus planter à l’ouverture. Il suffit ensuite de lancer manuellement le formulaire FormCRM.

    Par contre, il est très probable que ça ne soit pas fonctionnel sous Mac et qu’il faille convertir un certain nombre de fonction dans les macro pour les rendre opérationnelles…

  4. AURORE says:

    Juil 25, 2014

    Répondre

    Bonjour

    Merci beaucoup pour la réponse mon MAC tourne avec un W7 (obligation Locigiel PRO), donc cela devrait le faire je fais un essai.
    Si plantage sur MAC alors j’essaierai l’ouverture sous W7.

  5. Didier says:

    Sep 19, 2014

    Répondre

    Bonjour

    Bravo !Bel effort!!!
    Juste qques remarques
    Dans ma petite entreprise on gère les clients prospects par entreprise
    – plusieurs contacts possibles/entreprise
    – possibilité de ratacher le produit à l’entreprise et pas aux contacts
    – pays (on exporte , si si)

    J’ai vu dans les évolutions la liaisons avec un client de messagerie
    Et je pense par experience que cette liaison est très importante ansi que le stockage des messages comme les devis

  6. sigalo says:

    Juin 2, 2015

    Répondre

    Bonjour
    Bravo pour ce tuto mais je ne sais pas ouvrir le fichier FormAdmin pour ouvrir le tableau de bord.
    Comment faire ?
    Merci

    • Clément Le Guyadec says:

      Juin 7, 2015

      Répondre

      Bonjour,

      Avez-vous bien autorisé l’exécution des macros dans les options de sécurité d’Ooo ? Sinon, les boutons d’action ne fonctionneront pas. Le formulaire d’administration doit normalement s’ouvrir par un double-clic.

  7. INGLARD says:

    Juin 24, 2015

    Répondre

    Bonsoir,
    Votre outil est bien fait et me rappelle certains développement que j’ai pu faire dans le passé sous VBA.
    J’aimerais adapter votre outil à mon activité mais je bute sur un souci primaire:
    Erreur d’zxecution du basic. Boolean non implementé.
    exemple pour:
    « Declare Function ShowWindow Lib « user32″ _
    (ByVal lHwnd As Long, _
    ByVal lCmdShow As Long) As Boolean
    sub MaximizeFrame( oEvent as object )
    dim window…  »
    Mon installation:
    Open office 4,1,1 sous IOS Yosemite
    Merci d’avance pour votre lumière

    • Clément Le Guyadec says:

      Juil 2, 2015

      Répondre

      Bonjour,

      Au regard de l’erreur que vous indiquez, je pense que cela provient de la macro qui ouvre directement la fenêtre d’accueil. Elle n’est pas comptabile avec d’autre système d’exploitation que windows.

      Vous trouverez dans les commentaires ci-dessous une version du fichier mais avec cette macro desactivée. Ce fichier devrait au moins s’ouvrir correctement et vous permettre de le modifier.

      Cordialement,

      Clément

  8. Benoit says:

    Déc 1, 2015

    Répondre

    Bonjour,
    Magnifique outil de CRM que j’aimerais bien utiliser avec mes étudiants !
    J’ai tout installé ; double-cliquer sur FormCRM et commencer à créer une première fiche de prospect : ça semble marcher mais aucun bouton « mail » « devis » ne marche quand je clique rien ne se passe ! J’ai baissé le niveau de sécurité pour les macros
    J’ai du rater quelque chose. Je viens d’installer openOffice 4.12. ! problème de compatibilité ?

    Merci de votre réponse et encore bravo !

  9. Benoit says:

    Déc 2, 2015

    Répondre

    re-Bonjour,
    Je ré-ouvre la BDD ce matin et tout a l’air de fonctionner : c’est super !
    Encore Merci

  10. anatole says:

    Jan 10, 2016

    Répondre

    Bonsoir,
    J’ai trouvé votre CRM gracieusement mis à disposition des internautes : Bravo & merci
    Je ne suis pas un expert de la Relation Clients ! : les leads qui sont associés à chaque fiche client ou prospect : ce sont des Individus ? ou des Actions lancées vers une entreprise ? Et si c’est la deuxième réponse quelle différence avec les Tâches
    Je ne sais pas si ma question est claire !!
    Bonne année 2016 et bonne soirée

    • Clément Le Guyadec says:

      Jan 12, 2016

      Répondre

      Bonjour et merci pour votre commentaire.

      Le lead correspond à un « contact commercial » ou en gros une opportunité. Il s’agit donc plutôt d’une action lancée vers une entreprise prospecte ou cliente mais qui souhaiterait faire un nouvelle achat. Un lead est donc rattaché à plusieurs tâches et devis successifs. Cette opportunité peut-être perdue ou gagnée ce qui vient la clore.

      Bonne année à vous.

  11. julien says:

    Jan 13, 2017

    Répondre

    La classe.
    J’avais fait truc sous excel et peinait a le réécrire sous libroffice.
    You’re my sun today man !!
    Thanks

  12. julien says:

    Jan 13, 2017

    Répondre

    PS : tu devrais proposer ce logiciel a Framasoft

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